«Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)»

Нередко возникают ситуации, когда при подготовке к начислению заработной платы, выясняется, что некий сотрудник отсутствует, не вышел на работу, и не сообщил причину невыхода. Встает вопрос, что делать и как начислять заработную плату?! Для этого, в программе 1С «Зарплата и кадры государственного учреждения» существует удобный функционал - «Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)».

Для начала, давайте разберемся, что считается отсутствием по невыясненной причине?

Трудовой кодекс РФ не содержит перечня уважительных причин для отсутствия работника на работе, поэтому в каждом случае этот вопрос работодатель решает самостоятельно в зависимости от конкретных обстоятельств (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56975-6-1). Отсутствием по невыясненной причине называют неявку, по которой пока не выяснили обстоятельства отсутствия. Вместе с тем, пока работодатель не узнает, почему сотрудник не вышел на работу, он не может назвать это прогулом. При этом, работодателю обязательно нужно зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. Для этого составляется акт в произвольной форме (предусмотренный коллективным договором и, или иными локально правовыми актами учреждения), который подписывается несколькими свидетелями (сотрудниками данного учреждения). Оформить такой акт можно в любой день невыхода сотрудника. Кроме того, факт отсутствия сотрудника следует зафиксировать в табеле учета рабочего времени, для чего в нем ставится отметка "неявка по невыясненным причинам" (НН), которая затем, когда точно станет известно, что уважительных причин отсутствия не было, меняется на отметку "прогул" (ПР), или например, в случае уважительной причины, при предоставлении больничного листа, меняется на отметку «больничный» (Б).

Если сотрудник отсутствовал по невыясненным обстоятельствам не весь день, но больше 4 часов в течение рабочей смены, укажите в табеле две кодировки (указания по заполнению форм по учету труда из Постановления ГКС № 1 от 05.01.2004) буквенный код (Я) и количество фактически отработанных часов,  затем, через дробь, буквенный код (НН). По аналогии заполните собственные коды используемые в учреждении.

С момента фиксации в кадровых документах отсутствия сотрудника на рабочем месте, у работодателя имеются все основания не начислять отсутствующему сотруднику заработную плату (часть 4 статьи 91, статья 129 Трудового кодекса РФ).

Если позднее выяснятся все обстоятельства отсутствия сотрудника, к примеру, появятся подтверждающие документы, по которым сотрудник вправе получить оплату за пропущенное рабочее время, исправьте табель и запись о неявке в программе. Укажите код фактической причины пропуска и проведите нужные выплаты.

Например, сотрудник отсутствовал по невыясненной причине. Но в этот день он сдавал кровь и для подтверждения принес справку по форме 401/у или по форме 402/у, выданную медицинской организацией, в таком случае сотруднику этот день необходимо оплатить по среднему заработку (часть. 5 статьи 186 Трудового кодекса РФ).

Итак, отражаем в 1С отсутствие по невыясненной причине:

Настраиваем возможность почасовой оплаты в 1С:ЗиКГУ, «Настройки» - «Расчет зарплаты»

Далее «Настройка состава начислений и удержаний»

Заходим в закладку «Почасовой оплаты» и ставим соответствующую отметку.

Теперь в программе появилась опция регистрации и оплаты пропусков не только в днях, но и в часах.

Теперь переходим в закладку «Учет отсутствий». Установите отметки для тех оснований, которые вам требуются. Для регистрации отсутствия по невыясненной причине в 1С:ЗиКГУ нужно установить отметки в ячейках «Прогулы и неявки». Если необходимо отразить отсутствие сотрудника на рабочем месте не полный день, а часть рабочего дня/смены (в часах) ставим отметку «В том числе внутрисменные», данную отметку можно также, проставить если в сотрудник может быть направлен в командировку не только на полные дни, но и на определенные часы. Соответственно такую же отметку выбираем для учета отсутствий простоя, не только в днях, но и в часах. Нажимаем «Применить и закрыть».

Теперь, при необходимости, сможем создать в программе специализированный документ «Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)» и зарегистрировать отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Создаем документ отсутствия и проводим неявку по невыясненной причине в программе.

При необходимости, можно создать отсутствие на список сотрудников.

В открывшемся окне документа, заполняем все необходимые поля. Указываем месяц  и дату регистрации сведений, выбираем из списка сотрудника. При необходимости, ставим отметку об отсутствии в течение части смены - указываем дату и часы пропуска. Также, в данном документе можно освободить ставку на время неявки сотрудника. Для этого нужно поставить отметку «Освободить ставку». Указываем причину отсутствия. До тех пор, пока неизвестны обстоятельства пропуска, в программе рекомендуем оставить код (НН)-отсутствие по невыясненной причине. Сохраняем и проводим документ «Провести и закрыть» или «Записать» - «Провести».

Если позже подтвердится неявка по болезни, сможем создать в программе «Больничный лист» или «Совмещение должностей» прямо из этого же документа.

Помним, что при регистрации документа «Больничный лист» и его проведении,  программа автоматически сторнирует документ «Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)».  Таким образом, отменять проведение документа «Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)» не нужно.